Lastenheft

Das Lastenheft beschreibt aus Sicht des Auftraggebers, was gefordert wird. Es beantwortet die Frage „Was soll das Ergebnis können?" — bewusst ohne vorzugeben, mit welcher Technik das erreicht wird. Typische Bestandteile sind: Ausgangslage und Ziele, Beschreibung der Nutzergruppen, funktionale Anforderungen („Das System muss …"), nichtfunktionale Anforderungen wie Antwortzeiten, Verfügbarkeit oder Datenschutz, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Rahmenbedingungen und Abnahmekriterien. Der praktische Nutzen liegt in der Vergleichbarkeit. Wenn drei Anbieter dasselbe Lastenheft bekommen, kalkulieren sie denselben Umfang. Ohne Lastenheft vergleichst du Äpfel mit Birnen und wunderst dich über Preisunterschiede. Der zweite Nutzen ist rechtlich: Bei einem Werkvertrag ist das Lastenheft die Grundlage dafür, was als vertragsgemäße Leistung gilt. Was dort nicht steht, ist im Zweifel nicht geschuldet — für beide Seiten. Ein Beispiel: Ein Hersteller ließ ein Ersatzteilportal ausschreiben. Weil im Lastenheft stand, dass Kunden ihre Bestellhistorie einsehen können müssen, war die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem eingepreist. Ohne diesen Satz wäre sie zum Nachtrag geworden.

Bei Projekten ab etwa dem mittleren fünfstelligen Bereich, bei Ausschreibungen mit mehreren Anbietern, bei Festpreisverträgen und immer dann, wenn mehrere Abteilungen Anforderungen haben. Für eine überschaubare Website ist ein Lastenheft überzogen — dort reicht ein gutes Briefing. Für ein Portal, eine App mit Systemanbindung oder ein ERP-Projekt ist es Pflicht. Ein Warnsignal ist, wenn Anforderungen nur mündlich kursieren und jeder Beteiligte eine andere Vorstellung hat. Genau dafür ist das Dokument da. Aufwand: Für ein mittleres Projekt sind zwei bis fünf Arbeitstage realistisch, oft verteilt auf mehrere Beteiligte.

Wenn du es selbst schreibst, kostet es Arbeitszeit. Lässt du dich dabei unterstützen, liegen Beratungshonorare bei Tagessätzen von ca. 800 bis 1.500 Euro; für ein mittleres Projekt sind ca. 3.000 bis 10.000 Euro üblich. Das klingt nach viel, ist aber gemessen an der Wirkung günstig: Anforderungen, die erst während der Umsetzung auftauchen, kosten ein Vielfaches dessen, was ihre frühzeitige Klärung gekostet hätte. Achtung bei einem verbreiteten Interessenkonflikt: Wenn derselbe Anbieter das Lastenheft schreibt und anschließend das Projekt umsetzt, entsteht ein Dokument, das zu seinen Stärken passt. Bei Ausschreibungen sollte die Trennung eingehalten werden.

Formuliere Anforderungen prüfbar. „Die Seite soll schnell sein" ist nicht prüfbar, „Die Startseite lädt bei mobiler Verbindung in unter drei Sekunden" schon. Priorisiere: Muss, Soll, Kann. Ohne Priorisierung wird jede Anforderung gleich wichtig, und das Budget reicht nicht. Lass das Lastenheft von jemandem gegenlesen, der es umsetzen müsste — Unklarheiten fallen dort sofort auf. Und kläre, wie mit späteren Änderungen umgegangen wird; ein Änderungsverfahren gehört in jeden größeren Vertrag.