Briefing

Ein Briefing beschreibt, was du willst und warum. Es ist kein technisches Dokument, sondern eine Aufgabenstellung aus deiner Sicht — verständlich für jemanden, der dein Unternehmen nicht kennt. In ein brauchbares Briefing gehören: Ausgangslage und Anlass, das Ziel in einem Satz, die Zielgruppe, der gewünschte Umfang, vorhandene Vorgaben wie Erscheinungsbild oder Systeme, Termine, Budgetrahmen und die Frage, wer bei dir entscheidet. Der häufigste Fehler ist, Lösungen statt Probleme zu beschreiben. „Wir brauchen einen Chatbot" schränkt ein. „Unsere Kundenbetreuung beantwortet täglich dieselben zwanzig Fragen" öffnet den Blick für bessere Lösungen — vielleicht reicht eine gute Antwortseite. Der zweithäufigste Fehler ist ein fehlender Budgetrahmen. Viele Auftraggeber fürchten, dann werde das Angebot genau so hoch. Praktisch ist das Gegenteil der Fall: Ohne Rahmen kalkulieren Anbieter auf Verdacht, und du bekommst Angebote, die um den Faktor fünf auseinanderliegen.

Bei jeder Beauftragung, die mehr als ein paar Stunden umfasst — und immer dann, wenn du mehrere Angebote vergleichen willst. Der Aufwand lohnt sich sofort: Zwei bis vier Stunden für ein sauberes Briefing sparen im Projektverlauf regelmäßig Tage an Klärung und Nacharbeit. Für kleinere Aufgaben reicht eine Seite. Für ein Website-Projekt sind drei bis fünf Seiten üblich. Wird es umfangreicher und technisch detaillierter, spricht man von einem Lastenheft. Warnsignal: Wenn ein Anbieter ohne Briefing sofort ein Angebot schickt, kalkuliert er auf Basis von Annahmen. Diese Annahmen werden später zu Nachträgen.

Beschreibe messbare Ziele statt Wunschbilder. „Mehr Anfragen" ist kein Ziel, „von derzeit fünf auf zehn qualifizierte Anfragen im Monat" schon. Nenne, was nicht Teil des Auftrags ist. Diese Abgrenzung verhindert die meisten Streitigkeiten. Beschreibe deine Zielgruppe konkret: Wer sucht, mit welcher Frage, in welcher Situation. Ein Satz über einen typischen Kunden sagt mehr als eine Zielgruppenliste. Und benenne Mitwirkungspflichten deinerseits — wer liefert Texte, Bilder, Freigaben und bis wann.

Bewerte die Rückfragen. Ein Anbieter, der nach dem Briefing zehn gute Fragen stellt, hat es gelesen und verstanden. Wer sofort zusagt, hat es überflogen. Achte darauf, ob dein Ziel im Angebot auftaucht. Wenn ein Angebot nur Leistungen auflistet, ohne sie mit deinem Ziel zu verbinden, ist es ein Katalog. Und gib allen Anbietern dasselbe Briefing. Sonst vergleichst du Antworten auf verschiedene Fragen.